01/Sv. 005

HR

Službeni list Europske unije

69

---

32004D0563

---

L 251/9

SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE

07.07.2004.

---

ODLUKA KOMISIJE

od 7. srpnja 2004.

o izmjeni njezinog Poslovnika

(2004/563/EZ, Euratom)

KOMISIJA EUROPSKIH ZAJEDNICA,

uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice, a posebno njegov članak 218. stavak 2.,

uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju, a posebno njegov članak 131.,

uzimajući u obzir Ugovor o Europskoj uniji, a posebno njegov članak 28. stavak 1. i članak 41. stavak 1.,

ODLUČILA JE:

Članak 1.

Odredbe Komisije o elektroničkim i digitalnim dokumentima, tekst kojih je utvrđen u Prilogu ovoj Odluci, dodaju se kao Prilog Poslovniku Komisije.

Članak 2.

Ova Odluka stupa na snagu na dan objave u Službenom listu Europske unije.

---

PRILOG

Odredbe Komisije o elektroničkim i digitalnim dokumentima

budući da:

(1)

Komisija za svoje djelovanje i razmjenu dokumenata s vanjskim svijetom, a posebno s upravama Zajednice, uključujući i tijela odgovorna za provedbu određenih politika Zajednice, te s nacionalnim upravama, upotrebljava nove informacijske i komunikacijske tehnologije, njezin dokumentacijski sustav sadrži sve veći broj dokumenata u elektroničkom i digitalnom obliku.

(2)

Na temelju Bijele knjige o reformi Komisije (1), u kojoj mjere 7., 8. i 9. imaju za cilj osigurati prijelaz na „e-Komisiju” te na temelju Komunikacije „Na putu prema e-Komisiji: Provedbena strategija 2001-2005 (mjere 7., 8. i 9. Bijele knjige o reformi)” (2), Komisija je u okviru svog unutarnjeg djelovanja i suradnje među njezinim službama pojačala razvoj računalnih sustava koji omogućavaju elektroničko upravljanje dokumentima i postupcima.

(3)

Odlukom 2002/47/EZ, EZUČ, Euratom (3), Komisija je svom Poslovniku dodala odredbe o upravljanju dokumentima kako bi osigurala da je u svakom trenutku sposobna pružiti informacije o pitanjima za koje je odgovorna. U Komunikaciji o pojednostavljenju i modernizaciji upravljanja dokumentima (4) Komisija si je kao srednjoročni cilj postavila uvođenje sustava upravljanja i elektroničkog arhiviranja dokumenata na temelju skupa zajedničkih pravila i postupaka primjenjivih na sve službe.

(4)

Dokumentima se mora upravljati u skladu sa sigurnosnim pravilima koja se odnose na Komisiju, posebno u pogledu razvrstavanja dokumenata u skladu s Odlukom 2001/844/EZ, EZUČ, Euratom (5) i zaštite informacijskih sustava u skladu s Odlukom C(95) 1510 i zaštite osobnih podataka u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (6). Stoga dokumentacijski sustav Komisije mora biti uspostavljen tako da su informacijski sustavi, mreže i sredstva za prijenos koji ga pune zaštićeni odgovarajućim sigurnosnim mjerama.

(5)

Potrebno je usvojiti odredbe za utvrđivanje ne samo uvjeta pod kojima su elektronički i digitalni dokumenti te dokumenti koji se elektronički prenose valjani za Komisiju, ako ti uvjeti nisu drugdje utvrđeni, nego i uvjeta pod kojima se isti pohranjuju, a koji po isteku određenog vremena osiguravaju cjelovitost i čitljivost takvih dokumenata i relevantnih metapodataka za cjelokupno razdoblje tijekom kojeg se moraju čuvati,

ODLUČILA JE:

Članak 1.

Predmet

Ove odredbe utvrđuju uvjete valjanosti elektroničkih i digitalnih dokumenata za Komisiju. One također osiguravaju vjerodostojnost, cjelovitost i čitljivost tih dokumenata i relevantnih metapodataka tijekom utvrđenog vremena.

Članak 2.

Područje primjene

Ove odredbe se primjenjuju na elektroničke i digitalne dokumente koje Komisija sastavlja ili ih zaprima i posjeduje.

Na temelju dogovora mogu se koristiti za elektroničke i digitalne dokumente koje posjeduju drugi subjekti odgovorni za primjenu određenih politika Zajednice ili za dokumente koje razmjenjuju uprave kojih je Komisija dio putem mreža za prijenos podataka.

Članak 3.

Definicije

Za potrebe ovih odredaba primjenjuju se sljedeće definicije:

1.	„dokument”: dokument kako je određen člankom 3. točkom (a) Uredbe (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (7) i člankom 1. odredaba o upravljanju dokumentima priloženom Poslovniku Komisije, dalje u tekstu: „odredbe o upravljanju dokumentima”;

2.	„elektronički dokument”: skup podataka koje računalni sustav ili sličan mehanizam prikuplja ili pohranjuje na nekom mediju, a koji osoba, gore navedeni sustav ili mehanizam mogu pročitati ili prikazati, te svako prikazivanje ili učitavanje takvih podataka u pisanom ili drugom obliku;

3.

„digitalizacija dokumenta”: postupak preoblikovanja dokumenta na papiru ili nekom drugom tradicionalnom mediju u elektroničku sliku. Digitalizacija se odnosi na sve vrste dokumenata i može se provoditi iz različitih medija kao što su papir, telefaks, mikrooblici (mikrofiš, mikrofilm), fotografije, video ili audio kasete i filmovi;

4.

„životni ciklus dokumenta”: sve faze ili razdoblja u vremenu postojanja dokumenta, od trenutka njegovog zaprimanja ili službenog sastavljanja u smislu članka 4. odredaba o upravljanju dokumentima do njegovog prijenosa u arhiv Komisije i otvaranja za javnost ili do njegovog uništenja u smislu članka 7. navedenih odredaba;

5.	„dokumentacijski sustav Komisije”: svi dokumenti, baze podataka i metapodaci koje Komisija sastavlja, zaprima, bilježi, razvrstava i pohranjuje;

6.	„cjelovitost”: činjenica da su informacije koje neki dokument i odgovarajući metapodaci sadrže potpune (prisutni su svi podaci) i točne (ni jedan podatak nije izmijenjen);

7.

„čitljivost tijekom vremena”: činjenica da informacije sadržane u dokumentima i relevantnim metapodacima ostaju lako čitljive za sve osobe koje imaju pravo ili obvezu pristupati istima tijekom životnog ciklusa dokumenata, od njihovog službenog sastavljanja ili zaprimanja do prijenosa u arhiv Komisije i otvaranja za javnost ili njihovog službenog uništenja u skladu sa zahtijevanim razdobljem pohrane;

8.	„metapodaci”: podaci koji opisuju kontekst, sadržaj i strukturu dokumenata te upravljanje istima tijekom vremena, kako je utvrđeno provedbenim pravilima za primjenu odredaba o upravljanju dokumentima i kako će biti dopunjeno provedbenim pravilima za primjenu ovih odredaba;

9.	„elektronički potpis”: elektronički potpis u smislu članka 2. stavka 1. Direktive 1999/93/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (8);

10.	„napredni elektronički potpis”: elektronički potpis u smislu članka 2. stavka 2. Direktive 1999/93/EZ.

Članak 4.

Valjanost elektroničkih dokumenata

1.   Ako primjenjiva odredba Zajednice ili nacionalna odredba zahtijeva potpisani izvornik nekog dokumenta, elektronički dokument koji Komisija sastavlja ili zaprima udovoljava tom zahtjevu ako dotični dokument sadrži napredni elektronički potpis utemeljen na kvalificiranoj potvrdi i koji je stvorio zaštićeni uređaj za izradu elektroničkog potpisa ili koji sadrži elektronički potpis koji daje funkcionalno istovjetna jamstva kao potpis.

2.   Ako primjenjiva odredba Zajednice ili nacionalna odredba zahtijeva da dokument bude sastavljen u pisanom obliku, ali bez potpisanog izvornika, elektronički dokument koji Komisija sastavlja ili zaprima udovoljava tom zahtjevu ako je osoba koja je autor dokumenta propisno identificirana, a dokument sastavljen pod uvjetima koji jamče cjelovitost njegovog sadržaja i relevantnih metapodataka, te ako je pohranjen u skladu s uvjetima iz članka 7.

3.   Odredbe ovog članka primjenjuju se od sljedećeg dana od dana objave provedbenih pravila iz članka 9.

Članak 5.

Valjanost elektroničkih postupaka

1.   Ako postupak specifičan za Komisiju zahtijeva potpis ovlaštene osobe ili suglasnost neke osobe u jednoj ili više faza navedenog postupka, postupak se može voditi pomoću računalnog sustava pod uvjetom da je svaka osoba jasno i nedvosmisleno identificirana te da dotični sustav jamči nepromjenjivost sadržaja, uključujući i faze postupka.

2.   Ako postupak uključuje Komisiju i druge subjekte te zahtijeva potpis ovlaštene osobe ili suglasnost u jednoj ili više faza postupka, moguće ga je voditi pomoću računalnoga sustava čiji su uvjeti i tehnička jamstva dogovorena među strankama.

Članak 6.

Prijenos elektroničkim putem

1.   Prijenos dokumenata od strane Komisije unutarnjem ili vanjskom primatelju može se obavljati sredstvom komunikacije koje je u tom trenutku najprimjerenije.

2.   Dokumenti se mogu prenositi Komisiji bilo kojim komunikacijskim sredstvom, uključujući i elektroničkim: telefaksom, elektroničkom poštom, elektroničkim obrascem, internetskom stranicom itd.

3.   Stavci 1. i 2. ne primjenjuju se ako primjenjiva odredba Zajednice ili nacionalna odredba ili dogovor između stranaka zahtijeva posebna sredstva prijenosa ili formalnosti vezane uz prijenos.

Članak 7.

Pohranjivanje

1.   Komisija pohranjuje elektroničke i digitalne dokumente tijekom zahtijevanog razdoblja pod sljedećim uvjetima:

(a)	dokument se pohranjuje u obliku u kojem je sastavljen, poslan ili zaprimljen ili u obliku koji ne čuva samo cjelovitost njegovog sadržaja, nego i relevantne metapodatke;

(b)	sadržaj dokumenta i relevantnih metapodataka mora tijekom cijelog razdoblja pohrane biti čitljiv svakoj osobi koja mu je ovlaštena pristupati;

(c)	što se tiče dokumenta koji je poslan ili zaprimljen elektroničkim putem, informacije pomoću kojih se može utvrditi podrijetlo, odredište, datum i vrijeme slanja ili zaprimanja dokumenta dio su minimalnih metapodataka koje treba sačuvati;

(d)	što se tiče elektroničkih postupaka kojima upravljaju računalni sustavi, informacije o službenim fazama postupka treba pohranjivati pod uvjetima koji osiguravaju prepoznavanje tih faza te autora i sudionika.

2.   Za potrebe stavka 1. Komisija uspostavlja sustav elektroničke pohrane podataka koji obuhvaća cjelokupni životni ciklus elektroničkih i digitalnih dokumenata.

Tehnički uvjeti sustava elektroničke pohrane podataka utvrđuju se detaljnim provedbenim pravilima iz članka 9.

Članak 8.

Sigurnost

Elektroničkim i digitalnim dokumentima upravlja se u skladu sa sigurnosnim pravilima koja vrijede za Komisiju. U tu svrhu su informacijski sustavi, mreže i sredstva za prijenos koji sačinjavaju dokumentacijski sustav Komisije zaštićeni odgovarajućim sigurnosnim mjerama o razvrstavanju dokumenata, o zaštiti informacijskih sustava i zaštiti osobnih podataka.

Članak 9.

Provedbena pravila

Provedbena pravila za primjenu ovih odredaba sastavljaju se u suradnji s glavnim upravama i odgovarajućim službama, a usvaja ih Glavno tajništvo Komisije u dogovoru s glavnim direktorom nadležnim za informacijsku tehnologiju u Komisiji.

Ta se pravila redovito ažuriraju kako bi odražavala razvoj u informacijskoj i komunikacijskoj tehnologiji i nove obveze koje se primjenjuju na Komisiju.

Članak 10.

Primjena u upravama

Svaki glavni direktor i voditelj uprave poduzima potrebne mjere kako bi osigurao da dokumenti, postupci i elektronički sustavi za koje je odgovoran udovoljavaju zahtjevima navedenih odredaba i provedbenih pravila.

Članak 11.

Provedba

Glavno tajništvo Komisije je zaduženo osigurati provedbu ovih odredaba u suradnji s glavnim upravama i odgovarajućim upravama, a posebno s glavnim direktorom nadležnim za informacijsku tehnologiju u Komisiji.

---

(1)  C(2000) 200.

(2)  SEC(2001) 924.

(3)  SL L 21, 24.1.2002., str. 23.

(4)  C(2002) 99 završna verzija.

(5)  SL L 317, 3.12.2001., str. 1.

(6)  SL L 8, 12.1.2001., str. 1.

(7)  SL L 145, 31.5.2001., str. 43.

(8)  SL L 13, 19.1.2000., str. 12.

---